オフィス移転の落とし穴

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事務所移転時の注意点を各項目ご説明いたします。

①現オフィスの解約

②オフィスの選定

③新オフィスの賃貸契約

④新オフィスプランニング

⑤オフィスの移転手続き

⑥各種業者選定

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オフィス移転はやる事が多く、何から手をつけたら良いかが分からないという方が多いのではないでしょうか。
今回はそんな移転担当者様の負担が軽減できればと思います。

①現オフィスの解約

オフィス移転が決まったら、何よりも先ずやらなければいけない事があります。
それは、現オフィスの解約条件・方法を確認する必要があります。
解約条件を確認せず移転先を契約してしまうと、解約期間が長く二重に家賃が発生する事があるので注意しましょう。
そんなトラブルにならない為に下記の事に注意しましょう。

・賃貸契約書の内容確認
　（１）解約予告期間
　（２）敷金・委託金返金期間
　（３）原状回復条件

②オフィスの選定

オフィスの選定には大きく分けて３つの確認事項があります。
それは、立地・ビル・賃貸条件の３点です。
せっかくの移転ですから、便利なビルに引っ越したいと考えるかと思います。
社員さんの交通の便が良く、仕事のための交通機関や路線がある。
安心に快適なオフィスに移転するために下記の事に注意すると良いでしょう。

・立地
　（１）社員の通勤時間や取引先との位置関係
　（２）周辺環境
・ビル
　（１）管理会社
　（２）共用スペース（受付がある。エレベーターがスムーズである。）
　（３）設備（駐車場が付いている。）
　（４）使用条件（２４時間出入りができる。土日祝日に別途費用がかからない。）
・賃貸条件
　
　

③新オフィスの賃貸契約

住宅と違いオフィスの賃貸契約は複雑な内容が多いため、最新の注意が必要になります。
重要事項説明時に疑問に思ったことは不動産業者にしっかりと確認しましょう。
特に注意が必要な事は以下の通りです。

・申込審査
　ビルの貸主によって審査基準は様々です。
　貸主審査が厳しい際は不動業者と相談して対策を考えましょう。
・契約
　（１）賃貸の支払期日
　（２）更新について
　（３）原状回復条件
　（４）解約予告期間
　（５）敷金等返却期間　



④新オフィスプランニング

新オフィスが決まったらオフィスデザインやレイアウトを決めていきます。
レイアウトによって持っていく家具（什器）や新規購入が必要な家具（什器）などを決めていきます。
レイアウトによって仕事の効率化が変わります。重要な項目になるので下記の項目について確認をしましょう。

・一人あたりのデスクサイズ
・必要備品や什器
・会議室は何名用が何室必要か。
・執務室の島は何名用が何島必要か。
・役員室は必要か。
・更衣室は必要か。
・休憩室は必要か。

レイアウトに正解はないですが、様々なパターンを考えるのは大変です。
そんな時は上記のご要望をお聞かせいただければ当社で何パターンかのレイアウトを無料で作成致します。
お気軽にご相談下さいませ。

⑤オフィスの移転手続き

住居の引越の時と同じようにオフィスの移転の際も同様の手続きが必要になります。
しかし、オフィスの場合は手続きの数も多く、慣れない担当者は手続きを漏らすこともあります。
下記の項目への手続きに漏れがないように行いましょう。

・官公庁
　（１）消防署
　（２）郵便局
　（３）法務局
　（４）税務署
　（５）都道府県税事務所
　（６）社会保険事務所
　（７）労働基準監督署
　（８）公共職業安定所

・取引先
　（１）金融機関
　（２）定期契約をしている会社
　（３）リース会社
　（４）御得意先

⑥各種業者選定

移転の際には様々な専門業者と契約しなければいけません。
忘れてしまうと移転後の業務に大きな影響をあたえることもあります。

・内装業者
・電話・ネット回線業者
・電気工事業者
・OA移設業者
・引越業者
・原状回復業者

上記の業者と個々に契約して見積り～打合せ～調整～スケジュール調整～工事手続～工事立会までを担当者の方が対応するのは大変です。本業に支障が出ます。そんな面倒で手間のかかる業務を当社が一括して請け負います。
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お困りな際はご連絡下さいませ。